Уроки по Access

Введение

       Microsoft Access обладает всеми чертами классической системы управления базами данных (СУБД). Access – это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки приложений баз данных. К числу наиболее мощных средств Access относятся средства разработки объектов – мастера, которые можно использовать для создания таблиц, запросов, различных типов форм и отчетов. В Microsoft Access включены мастера, помогающие производить анализ структуры данных, импортировать электронные таблицы и текстовые данные, повышать быстродействие приложения, создавать и настраивать одно из более, чем двадцати типов приложений с использованием встроенных шаблонов. Чтобы полностью автоматизировать работу приложения, можно использовать макросы для связывания данных с формами и отчетами. Большинство приложений можно создать, не написав ни единой строки программного кода. Однако при необходимости построения действительно сложного приложения можно использовать язык программирования – Visual Basic для приложений.

К областям применения Microsoft Access можно отнести следующие: 

• в малом бизнесе (бухгалтерский учет, ввод заказов, ведение информации о клиентах, ведение информации о деловых контактах); 
• в работе по контракту (разработка внутриотраслевых приложений, разработка межотраслевых приложений);  
• в крупных корпорациях (приложения для рабочих групп, системы обработки информации); 
• в качестве персональной СУБД (справочник по адресам, ведение инвестиционного портфеля, поваренная книга, каталоги книг, пластинок, видеофильмов и т. п.).

Рассмотрим основные определения, связанные с разработкой баз данных. Краткий словарь терминов приведен в приложении 1.

База данных (БД, data base, DB) – совокупность взаимосвязанных данных, используемых под управлением СУБД.

В самом общем смысле база данных  – это набор записей и файлов, организованных специальным образом.

Система управления базой данных (СУБД, DBMS) – программная система, обеспечивающая определение физической и логической структуры базы данных, ввод информации и доступ к ней.

Возможности СУБД: система управления базами данных предоставляет возможность контролировать задание структуры и описание данных, работу с ними и организацию коллективного пользования информацией. СУБД также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработки данных и управление данными.

Основные функции СУБД следующие:

Определение данных. Определяется, какая именно информация будет храниться в базе данных, задается структура данных  и их тип (например, количество цифр или символов), а также указывается то, как данные будут связаны между собой. Задаются форматы и критерии проверки данных.

Обработка данных. Данные можно обрабатывать самыми различными способами. Можно выбирать любые поля, фильтровать и сортировать данные. Можно объединять данные с другой связанной информацией и вычислять итоговые значения.

Управление данными. Указываются правила доступа к данным, их корректировки и добавления новой информации. Можно также определить правила коллективного пользования данными.

ТЕМА УРОКА: Интерфейс Ассеss.

Ход урока:

1. Организация класса: Д/з §_______, стр.__________, учить, конспекты выучить определения.

2. Проверка Д/з: Опросить по дом. § _____, опрос с места по конспекту (определения).

3. Новая тема:

          Системы управления базами данных (СУБД). Развитие информационных технологий привело к созданию компью­терных баз данных. Создание баз данных, а также операции поиска и сортировки данных выполняются специальными программами — системами управления базами данных (СУБД). Таким образом, необходимо различать собственно базы данных (БД), которые являются упорядоченными на­борами данных, и системы управления базами данных (СУБД) — программы, управляющие хранением и обработ­кой данных.

Система управления базами данных (СУБД) - это программа, позволяющая создавать базы дан­ных, а также обеспечивающая обработку (сорти­ровку) и поиск данных.

Системой управления базами данных является приложе­ние Ассеss, входящее в Мs Office.

В Ассеss используется стандартный для среды Мs Office многооконный интерфейс, но в отличие от других приложе­ний, не многодокументный. Единовременно может быть от­крыта только одна база данных, содержащая обязательное окно базы данных и окна для работы с объектами базы данных. В каждый момент времени одно из окон является актив­ным и в нем курсором отмечается активный объект.

Окно базы данных — один из главных элементов интер­фейса Ассеss. Здесь систематизированы все объекты БД: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули

Таблица. В базах данных вся информация хранится в двумерных таблицах. Это базовый объект БД, все остальные объекты создаются на основе существующих таблиц (произ­водные объекты). Каждая строка в таблице — запись БД, а столбец — поле. Запись содержит набор данных об одном объекте, а поле — однородные данные обо всех объектах.

Запросы. В СУБД запросы являются важнейшим инстру­ментом. Главное предназначение запросов — отбор данных на основании заданных условий. С помощью запроса из базы данных можно выбрать информацию, удовлетворяющую определенным условиям.

Формы. Формы позволяют отображать данные, содержа­щиеся в таблицах или запросах, в более удобном для вос­приятия виде. При помощи форм можно добавлять в табли­цы новые данные, а также редактировать или удалять существующие. Форма может содержать рисунки, графики и другие внедренные объекты.

Отчеты. Отчеты предназначены для печати данных, со­держащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде.

Макросы. Макросы служат для автоматизации повторяю­щихся операций. Запись макроса производится так же, как в других приложениях, например как в приложении Word.

Модули. Модули также служат для автоматизации рабо­ты с БД. Модули еще называют процедурами обработки со­бытий и пишутся на языке VВА.

ТЕМА УРОКА:  Создание и заполнение баз данных

Ход урока:

1. Организация класса: Д/з §_______, стр.__________, учить, конспекты выучить определения.

2. Проверка Д/з: Опросить по дом. § _____, опрос с места по конспекту (определения).

3. Новая тема:

Создание базы данных связано с описанием структуры для будущих таблиц. Этот этап работы выполняется в среде СУБД. Пользователь должен указать имена всех полей таблицы, их  типы и форматы.

Типы полей. Выше уже говорилось о четырех типах по­лей: символьном, числовом, логическом и «дата». В некото­рых СУБД используются и другие типы полей, например: «Время», «День недели», «Адрес» и пр. Кроме того, многие СУБД позволяют создавать поля типа «Примечание». Дело в том, что размер символьного поля обычно ограничен величи­ной 256 символов. Текст большего размера в него уже не поместится. Примечание позволяет хранить практически нео­граниченный текст. Он будет храниться в отдельном файле и при необходимости может быть извлечен для чтения.

Форматы полей. Формат символьного поля определяет число символьных позиций, которое будет занимать поле в записи. Например, если символьное поле имеет формат 10, то его значения в различных записях могут содержать от 0 до 10 символов.

Формат числового поля обычно состоит из двух частей: длины и точности. Длина — это полное количество символь­ных позиций, выделяемых под запись числа: точность — это количество позиций, выделенным под дробную часть. Следует иметь в виду, что десятичная точка тоже занимает пози­цию. Например, формат записи числа 123.45 такой: длина — 6, точность — 2. Целое число, т.е. число без дробной части, имеет точность 3.

Формат логической величины стандартный — 1 символ. Чаще всего используются однобуквенные обозначения; Т — (истина), Р —  (ложь). В учебнике для этих вели­чин используются обозначения русскими буквами: И -- ис­тина. Л — ложь.

Формат даты обычно имеет длину 3 символов Правда, бывают разные стандарты. Более привычен нам стандарт ДД/ММ/ГГ (или ДД.ММ.ГГ, или ДД-ММ-ГГ. Здесь ДД — двузначное обозначение числа, ММ — месяца, ГГ — года. Иногда используется стандарт ММ/ДД/ГГ. Бывают и другие обозначения.

В таблице описаны тины и фор­маты палей из базы данных «Погода»:

Таблица 1. Структура таблицы «Погода»

Создание новой базы данных начинается с описания структуры таблицы. По команде СОЗДАТЬ пользователю предлагается заполнить таблицу типа той, что представлена в табл.1. Затем необходимо указать на главный ключ таб­лицы. В данном примере главным ключом является поле ДЕНЬ.

На этом этап создания закончился. Открыт файл базы данных, определена структура данных. Но база пустая, ин­формации в ней пока нот. Здесь можно привести такую ана­логию: построили овощную базу, но овощи туда пока не за­везли.

Теперь настало время заполнять базу информацией. Ввод данных производится после команды ВВЕСТИ. Ввод может происходить через форму, учитываю­щую структуру записей таблицы, которая была описана на этапе создания.

И так далее до тех пор, пока не будет введена последняя запись. После сохранения файла создание базы данных за­вершено и теперь к ней можно обращаться с запросами.

Любая СУБД дает возможность пользователю вносить из­менения в уже готовую базу данных: изменять значения полей» изменять форматы полей, удалять одни поля и добав­лять другие. О том, как это делается в СУБД вашего компьютерного класса, вы узнаете на уроке.

Коротко о главном

Этапы создания и заполнения БД происходят в среде СУБД.

На этапе создания БД создаются (открываются) файлы для хранения таблиц, сообщается информация о составе по­лей записей, их типах и форматах.

Основные типы полей, используемые в реляционных СУБД: числовой, символьный, логический, дата.

Формат определяет количество позиций, отводимых в таблице для полей. Для числовых полей, кроме того, указы­ваете» количество знаков в дробной части (точность).

На этапе ввода база данных заполняется информацией.

Вопросы и задания:

1.   Какая задача решается на этапе создания БД?

2.   Какие основные типы полей используются в Базах данных?

3.   Что определяется форматом для разных типов полей?

4.   Как происходит заполнение таблицы? Какие ошибки пользователя возможны на этом этапе?

5.   Создать дома базу данных «Мой распорядок дня».

            ТЕМА УРОКА: Свойства полей. Типы полей.

Цель урока: 1. Рассказать о свойствах и типах полей.  2. Рассказать о форматах полей. 3.Что такое структура таблицы БД? 4. Составить БД в классе на доске с учащимися «Библиотека» Практическая работа №1.

Ход урока:

1. Организация класса: Д/з §_______, стр.__________, учить, конспекты выучить определения.

2. Проверка Д/з: Опросить по дом. § _____, опрос с места по конспекту (определения).

3. Новая тема:

Создание базы данных связано с описанием структуры для будущих таблиц. Этот этап работы выполняется в среде СУБД. Пользователь должен указать имена всех полей таблицы, их  типы и форматы.

Форматы полей. Формат символьного поля определяет число символьных позиций, которое будет занимать поле в записи. Например, если символьное поле имеет формат 10, то его значения в различных записях могут содержать от 0 до 10 символов.

Формат числового поля обычно состоит из двух частей: длины и точности. Длина — это полное количество символьных позиций, выделяемых под запись числа: точность — это количество позиций, выделенным под дробную часть. Следует иметь в виду, что десятичная точка тоже занимает позицию. Например, формат записи числа 123.45 такой: длина — 6, точность — 2. Целое число, т.е. число без дробной части, имеет точность 3.

Формат логической величины стандартный — 1 символ. Чаще всего используются однобуквенные обозначения; Т — (истина), Р —  (ложь). В учебнике для этих величин используются обозначения русскими буквами: И -- истина. Л — ложь.

Формат даты обычно имеет длину 3 символов Правда, бывают разные стандарты. Более привычен нам стандарт ДД/ММ/ГГ (или ДД.ММ.ГГ, или ДД-ММ-ГГ. Здесь ДД — двузначное обозначение числа, ММ — месяца, ГГ — года. Иногда используется стандарт ММ/ДД/ГГ. Бывают и другие обозначения.

Типы полей. Выше уже говорилось о четырех типах полей: символьном, числовом, логическом и «дата». В некоторых СУБД используются и другие типы полей, например: «Время», «День недели», «Адрес» и пр. Кроме того, многие СУБД позволяют создавать поля типа «Примечание». Дело в том, что размер символьного поля обычно ограничен величиной 256 символов. Текст большего размера в него уже не поместится. Примечание позволяет хранить практически неограниченный текст. Он будет храниться в отдельном файле и при необходимости может быть извлечен для чтения.

Вопросы и задания:

1.    Какая задача решается на этапе создания БД?

2.    Какие основные типы полей используются в Базах данных?

3.    Что определяется форматом для разных типов полей?

4.    Как происходит заполнение таблицы?  

      Тема урока: Таблицы. Создание таблиц. Особенности таблиц.

Ход урока:

1.      Организация класса: Д/з: 7.2. стр.297. Учить конспект, определения.

2.      Проверка Д/з: опросить по дом. парагр.: 7.1. стр.296. определения опрос с места.

3.      Новая тема:

До сих пор вы работали с готовыми базами данных, а теперь узнаете, как базы данных создаются.

Чтобы получить компьютерную базу данных, надо выполнить три этапа работы:

— проектирование;

— создание;

— заполнение.

Проектирование происходит без компьютера. На этом этапе надо решить вопрос о том, из каких полей будет состо­ять таблица (о структуре таблицы). Кроме того, можно спро­ектировать БД, содержащую несколько таблиц.

Проектирование — это теоретическое построение инфор­мационной модели. А состав и структура модели зависят от цели, для которой она создается. Например, выбор полей для БД «Домашняя библиотека» определился тем, какие сведения о книгах мы хотели иметь в базе данных. Кроме того, мы хотели, чтобы БД помогала нам находить книги на полках. В результате получилась следующая структура таб­лицы:

БИБЛИОТЕКА (НОМЕР. АВТОР, НАЗВАНИЕ, ГОД, ПОЛКА)

В таком виде принято описывать структуру реляционной БД. Перед скобками пишется имя базы данных, в скобках — имена полей, а подчеркнутое поле — это главный ключ.

Опишем в такой же форме структуру других БД, рассмотренных нами раньше:

ПОГОДА (ДАТА. ОСАДКИ, ТЕМПЕРАТУРА, ДАВЛЕНИЕ, ВЛАЖНОСТЬ) ФАКУЛЬТАТИВЫ (ФАМИЛИЯ. ГЕОЛОГИЯ, ЦВЕТОВОДСТВО, ТАНЦЫ)

УСПЕВАЕМОСТЬ (УЧЕНИК. РУССКИЙ, АЛГЕБРА, ХИМИЯ, ФИЗИКА, ИСТОРИЯ, МУЗЫКА)

ШКОЛЫ (ГОРОД. НОМЕР ШКОЛЫ. ДИРЕКТОР, АДРЕС, ТЕЛЕФОН)

Вопрос о том, какие поля включить в таблицу, кажется простым только на первый взгляд. В теории баз данных ор­ганизация информации в табличную форму называется нор­мализацией.

Табличная информация — это нормализованная информация. Однако таблица может оказаться «плохо» нормализованной, а может — «хорошо» нормализованной.

Пример: Пусть в БД «Домашняя библио­тека» мы решили: включить сведения об авторе книги: стра­на проживания и: годы жизни. Для сокращения из таблицы уберем год издания книги. В таком случае структура БД бу­дет следующей:

БИБЛИОТЕКА (НОМЕР. АВТОР, СТРАНА, ГОДЫ, НАЗВАНИЕ, ПОЛКА)                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   

  Такая таблица имеет серьезный недостаток. В ней встречаются повторения одной и той же ин­формации. Здесь трижды повторяются сведения о писателе Беляеве. Если в библиотеке десятки книг одних и тех же авторов, представляете, какая будет избыточ­ность в такой базе данных. Избыточность БД приводит к не­оправданному расходу памяти компьютера. Кроме того, в таблице может появиться противоречивая информация. На­пример, по ошибке в разных строчках, относящихся к одно­му писателю, написали разные годы жизни. Вероятность по­явления противоречивой информации увеличивается, если повторяющиеся значения полей со временем меняются и их надо регулярно обновлять (например, количество книг, напи­санных современным писателем).

   Про полученную базу данных можно сказать, что она «плохо» нормализована. В чем же причина недостатков на­шей БД? Где была, допущена ошибка при проектировании?

  Условием хорошей нормализации является соблюдение следующего правила:

   Все поля таблицы должны отражать непосредственные характеристики, (атрибуты) объекта, к которому отно­сится запись.

Объект, к которому относится каждая конкретная запись в БД «Домашняя библиотека» — это конкретный экземпляр книги под определенным инвентарным номером. Очевидно, годы жизни писателя и страна его проживания не являют­ся атрибутами книги. Это атрибуты писателя, в данной БД не соблюдено сформулированное выше правило. Отсюда происходят ее недостатки. Нуж­но организовать еще одну таблицу с информацией о писате­лях. В ней сведения о каждом авторе будут храниться толь­ко в одном экземпляре. Таким образом, наша база данных будет состоять из двух таблиц следующей структуры:

БИБЛИОТЕКА (НОМЕР. АВТОР, НАЗВАНИЕ, ПОЛКА) ПИСАТЕЛИ (АВТОР. СТРАНА, ГОДЫ)

Во второй таблице поле АВТОР является ключевым. Те­перь, разделив данные на две таблицы, имеем:

       БД  БИБЛИОТЕКА

            БД    ПИСАТЕЛИ

                Вопросы для закрепления темы:

1.      Назвать три этапа разработки таблицы БД.

2.      В чем состоит задача проектирования БД.

3.      Что значит хорошо нормализованная БД.

 Тема: Основные понятия  базы данных.

Цель урока: 1. Дать определение БД. 2. Рассказать что такое реляционная и иерархическая БД. 3. Дать определение главному ключу в БД. 4. Составить БД в классе на доске с учащимися «Учащиеся 11-х классов».

Ход урока:

1. Организация класса: Д/з §_______, стр.__________, учить, конспекты выучить определения.

2. Проверка Д/з: Опросить по дом. § _____, опрос с места по конспекту (определения).

3. Новая тема:

Определение: База данных (БД) — совокупность определенным образом организованной информации на какую-то тему (в рамках не­которой предметной области).

Например:

— база данных книжного фонда библиотеки;

— база данных кадрового состава учреждения;

— база данных законодательных актов в области уголовного права;

— база данных современной эстрадной песни.

Конечно, вся эта информация может храниться и на бу­маге (например, книжный каталог библиотеки). Но современным средством хранения и обработки баз данных явля­ется, безусловно, компьютер. В дальнейшем мы будем иметь в виду только компьютерные БД.

Базы данных бывают фактографическими и документальными.

В фактографических БД содержатся краткие сведения об описываемых объектах, представленные в строго опреде­ленном формате. Из приведенных выше примеров две пер­вые БД скорее всего будут организованы как фактографиче­ские. В БД библиотеки о каждой книге хранятся библиогра­фические сведения: год издания, автор, название и пр. Разу­меется текст книги в ней содержаться не будет. В БД отдела кадров учреждения хранятся анкетные данные сотрудников: фамилия, имя, отчество; год и место рождения.

Документальная БД содержит обширную информацию самого разного типа: текстовую, графическую, звуковую, мультимедийную.

Сама по себе база данных не может обслужить запросы пользователя на поиск и обработку информации. БД — это только «информационный склад». Обслуживание пользова­теля осуществляет информационная система.

Определение: Информационная система — это совокупность базы данных и всего комплекса аппаратно-программных средств для ее хранения, изменения и поиска информации, для взаимодействия с пользователем.

Примерами информационных систем являются системы продажи билетов на пассажирские поезда и самолеты.

 Дадим более строгое определение компьютерной БД, чем то, что приводилось выше.

Для хранения БД может использоваться как один компь­ютер, так и множество взаимосвязанных компьютеров.

Если различные части одной базы данных хранятся на множестве компьютеров, объединенных между собой сетью, то такая БД называется распределенной базой данных.

Очевидно, информацию в Интернет, объединенную пау­тиной , можно рассматривать как распределенную базу данных. Распределенные БД создаются также и в ло­кальных сетях.

Информация в базах данных может быть организована по-разному. Чаще всего используется табличный способ.

Главное достоинство таблиц — в их понятности. С таблич­ной информацией мы имеем дело практически каждый день. Загляните, например в свой дневник: расписание занятий там представлено в виде таблицы, ведомость с оценками за четверти имеет табличный вид. Когда мы приходим на вок­зал, смотрим расписание электричек. И журнал учителя, куда он ставит вам оценки, — тоже таблица.

В реляционных БД строка таблицы называется записью, а столбец — полем.

Одна запись содержит информацию об одном объекте той реальной системы, модель которой представлена в таблице.

Например, домашняя библиотека — это множество книг. Значит, отдельный объект такой системы — это книга, и одна запись в базе данных «Домашняя библиотека» — это информация об одной книге из библиотеки.

Поля — это различные характеристики (иногда гово­рят — атрибуты) объекта. Значения полей в одной строчке относятся к одному объекту.

Разные поля отличаются именами. А чем отличаются друг от друга разные записи? Записи различаются значения­ми ключей.

Не всегда удается определить одно поле в качестве ключа. Вот, например, база данных, которая хранится в компьютере управления образования области. В ней содержатся сведе­ния о всех средних школах районных центров в виде такой таблицы:

Таблица 1. Школы

 В такой таблице у разных записей не могут совпасть толь­ко одновременно два поля ГОРОД и НОМЕР ШКОЛЫ. Эти два поля вместе образуют составной ключ: ГОРОД-НОМЕР ШКОЛЫ. Составной ключ может состоять и более чем из двух полей.

С каждым полем связано еще одно очень важное свойст­во — тип поля.

Тип определяет множество значений, которые может принимать данное поле в различных записях.

В   реляционных   базах   данных   используются   четыре основных типа полей:

— числовой;

— символьный;

— дата;

— логический.

Вопросы для закрепления темы:

1. Дать определение БД.

2. Что такое реляционная и иерархическая БД.

3. Дать определение главному ключу в БД.

4. Что такое тип поля?

5. Какие типы полей используются в реляционных БД?